Кадровый учет в организации документы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровый учет в организации документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.

Список обязательных кадровых документов

Список документов, которые являются обязательными для компаний с работниками, содержит:

• трудовые договоры;
• трудовые книжки работников;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда;
• расчётный лист и документ, утверждающий его формы;
• штатное расписание;
• графики отпусков;
• положение о персональных данных;
• согласия сотрудников на обработку персональных данных;
• табель учёта рабочего времени;
• различные приказы.

Документы кадрового учета

В состав кадрового делопроизводства входят как обязательные документы, так и необязательная документация. Перечень обязательных определяется ТК РФ; необязательные документы регламентируются внутренними нормативными актами.

В состав обязательной документации по сотруднику входят:

• приказ о приеме на работу по формеТ-1

• трудовой договор по формеТД-1

• трудовая книжка в бумажном или электронном формате (на выбор работника)

• табель учета рабочего времени в бумажной форме Т-12, в электронной форме Т-13

• личная карточка сотрудника по формеТ-2

• штатное расписание по форме Т-3

• перемещение работника у работодателя по форме Т-5 (документ о переводе)

• приказ (распоряжение) об оформлении отпуска по форме Т-6

• график отпусков по формеТ-7

• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником по форме Т-8 (приказ об увольнении).

Как быстро и эффективно наладить кадровый учет в организации?

Правильный выбор программного обеспечения для ведения кадрового учета – залог успешной работы специалистов по персоналу. Точность отражения данных и своевременный учет уберегут от штрафов, а наличие готовых шаблонов увеличат скорость обработки документации. Все это есть в СБИС! Обращайтесь к нашим специалистам: они подберут для вас выгодные тарифы, установят и настроят программное обеспечение, обучат персонал.

Для организации кадрового учета в компании подойдет лицензия СБИС Управление персоналом. Тут вы найдете полный пакет инструментов для создания полноценного учета по сотрудникам, а также возможность создания электронного архива кадровых документов, ведения досье на персонал, готовые системы мотивации, HR-портал и многое другое.

СБИС Учет и контроль рабочего времени будет полезен тем, кто хочет наладить контроль прихода и ухода сотрудников, наладить и использовать различные системы рабочих графиков, автоматически заполнять табели для расчета зарплаты. сотрудников.

Какие документы должны быть у работодателя

В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций:

• Правила внутреннего трудового распорядка — в них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы. Копию правил размещают в доступном всем работникам месте — на информационных стендах, на сайте или др.
• Положение о работе с персональными данными работников — прописывают, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение и т. д.), правила их обработки, хранения и использования. Указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации.
• Штатное расписание — список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.
• Инструкции по охране труда — в них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы. Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг. Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда.
• График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Составляют с учётом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.
• Трудовые договоры — в них прописывают место работы, дату её начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Заключить договор нужно в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить допсоглашение.
• Трудовые книжки. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приёме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения. К бумажным трудовым заводят две книги — для регистрации их движения и приходно-расходную для учёта бланков.
• Личная карточка — подробная информация по каждому работнику: табельный номер, ИНН, СНИЛС, сведения о приёме на работу и переводах, отпусках, повышении квалификации и т. д. Оформляют только на тех, с кем заключён трудовой договор.
• Табель учёта рабочего времени — документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.
• Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении.
• Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда.
• Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.

Шаг 1. Назначение кадровика

Вся деятельность предприятия регламентируется законодательством, поэтому нужно хорошо ориентироваться в Трудовом кодексе и нормативных актах — ведь в будущем придется выполнять следующие задачи:

• вести документацию по приему, увольнению и переводам персонала на другие должности;
• составлять приказы, договоры, положения, заявления;
• заниматься трудовыми книжками;
• вести личные дела работников;
• работать с больничными, отпусками и декретами;
• готовить документацию для начисления пенсии, пособий и компенсаций;
• вести воинский учет;
• работать с архивом;
• выявлять причины текучки кадров.

• Постановка кадрового делопроизводства с нуля начинается с назначения кадровика и подготовки базовой кадровой документации.
• Под каждую ситуацию (прием, увольнение, перевод, отпуск, декрет и т. д.) нужно заранее разработать пакет кадровых документов.
• Положения (внутренний распорядок, оплата труда, депремирование, дисциплинарные взыскания, инструктаж и т. д.) должны быть созданы еще до того, как возникнет спорный момент с работником.
• Наименование фирмы, перечень уполномоченных на подпись лиц и сроки их назначения нужно сверять с уставом организации.
• За некорректное ведение кадрового учета отвественных лиц и компанию могут наказать.

В заключение — краткие рекомендации по ведению кадрового учета

За кадровое делопроизводство и учет сотрудников отвечает специальная служба — отдел кадров, в небольших ИП — руководитель, в средних компаниях численностью до 100–150 штатных единиц с учетом персонала справится 1 человек.

Вручную вести делопроизводство не рекомендуется. Автоматизация (внедрение КЭДО) ускорит рутинную работу и обмен документами между отделами, уменьшит количество ошибок из-за пресловутого человеческого фактора.

Задача сотрудника ОК — содержать в порядке все документы компании, за которые он несет ответственность, своевременно вносить изменения и правки в бумажные и в электронные версии документов. Стоит провести оптимизацию документов — изъять все бумаги с истекшим сроком хранения, убедиться, что нет дубликатов, что входящие и исходящие документы зарегистрированы однократно.

Необходимые кадровые документы для ООО

Чтобы не попасть под ответственность по закону, необходимо знать, какие документы должны быть у организации.

Что должно быть:

• Протокол ассоциации был составлен.
• Решение самих учредителей о создании ООО.
• Заключения контролирующих органов.
• Деловой документ, фиксирующий государственную регистрацию создаваемой компании.
• Документы, устанавливающие право и подтверждающие наличие у компании существующего имущества.
• Специальные бумаги связаны с выпуском ценных бумаг, в том числе облигаций.
• Положения о созданных филиалах организации.
• Список аффилированных компаний.
• Специальные протоколы собраний и собраний органов ООО.
• Другие деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.

Дополнительные кадровые документы

Не вся документация по кадровому делопроизводству обязательна, некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер.

Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена:

• коллективным договором;
• положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников;
• правилами работы с архивом;
• документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.

Оформляйте их по мере необходимости.

Перевести кадры в цифру — ответственная задача. Важно найти систему, полностью соответствующую требованиям законодательства, и перенести туда без потери всю кадровую документацию. Если пошагово следовать готовым правилам, то у вас всё получится легко и без лишних хлопот.

Итак, рассмотрим обязательные шаги для перевода кадровых документов в цифру:

1. Подготовить перечень документов, подлежащих цифровизации;
2. Оформить приказ о переходе на систему КЭДО и разработать регламент работы с ней;
3. Уведомить сотрудников о переводе документов в электронный формат и получить от них согласия;
4. Выбрать систему для цифровизации КДП и утвердить проект внедрения;
5. Оформить выпуск электронных подписей для сотрудников;
6. Начать пользоваться системой.

Конечно, вам понадобится некоторое время, чтобы освоиться в системе и свободно её эксплуатировать. Но когда вы пройдёте адаптационный период, вы будете получать удовольствие от быстрой и удобной работы с кадрами.

Все ли компании обязаны вести воинский учет?

Согласно подп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона «Об обороне» от 31.05.1996 № 61-ФЗ все компании обязаны вести воинский учет. Основной целью данного учета является сбор, хранение и передача в военкомат информации о военнообязанных сотрудниках.

Важно! ИП не обязаны вести воинский учет (п. 6 ст. 1 закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

Ответственный за воинский учет специалист назначается руководителем компании. Для ведения воинского учета может быть привлечен как новый сотрудник, так и уже работающий, с которым оформляется контракт на совмещение должностей. Количество специалистов, ведущих данный учет, зависит от численности военнообязанных сотрудников (п. 12 постановления Правительства РФ «Об утверждении Положения о воинском учете» от 27.11.2006 № 719).

В ходе воинского учета важное значение имеют следующие документы:

Проверка ведения воинского учета осуществляется каждые три года при численности до 500 человек. Если штат больше указанного количества, то контроль должен проводиться раз в год (п. 3 Приложения 1 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях).

Ответственность за нарушение в порядке ведения воинского учета предусмотрена ст. 21.1–21.4 КоАП РФ. Например, в случае, если работодатель не осуществил подачу списка военнообязанных, наступает ответственность в виде штрафа в сумме 300–1 000 руб., а если не сообщил сотруднику о его вызове в военкомат – 500–1000 руб.

Шаг 2. Изучите учредительные документы

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.

Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договоров, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.

Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.

Правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот его и подписывает.

К унифицированным формам по учету рабочего времени и расчетов с работниками по оплате труда, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1, к ним относят:

• табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12);
• табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
• расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
• расчетная ведомость (форма № Т-51);
• платежная ведомость (форма № Т-53);
• журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);
• лицевой счет (форма № Т-54);
• лицевой счет (форма № Т-54а);
• записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);
• записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61);
• акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

Еще один вид обязательных кадровых документов именуется как факультативные кадровые документы, которые работодатель вправе самостоятельно разрабатывать наравне с иными внутренними локальными нормативными актами, кроме того их перечень, порядок ведения работодатель определяет для себя самостоятельно. Факультативные кадровые документы скорее носят рекомендательный характер, которые также как и другие виды кадровых документов содержат нормы трудового законодательства РФ и необходимы для регламентации трудовых отношений.

Похожие записи:

• Какие документы нужны для прохождения МСЭ
• Льготы по налогу на имущество для военных пенсионеров в 2023 году
• Пенсия минималка 2023 в Иркутске