Переход на электронные трудовые книжки с 1 января 2023 года пошагово с образцами

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переход на электронные трудовые книжки с 1 января 2023 года пошагово с образцами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Переход от бумажных трудовых книжек к электронным произойдет в 2023 году. Электронные трудовые книжки перенесут все записи из бумажных. Для получения электронной трудовой книжки необходимо сдать бумажные и получить заявления из тк.

Электронные трудовые книжки в 2023: как перейти на новый формат

Согласно СЗВ-ТД, с 2023 года все работодатели должны вести записи трудовых книжек в электронной форме. Это значит, что необходимо перейти на новый формат оформления трудовых документов.

Первый шаг к переходу на электронные трудовые книжки – оформить заявление на получение электронной копии книжки в местном территориальном органе Россельхознадзора. Кроме того, необходимо проверить наличие бумажных записей в трудовой книжке и получить их сдав работодателям.

Далее необходимо сдать бумажные книжки в центры занятости и получить уведомление о сдаче. После этого можно подать заявление о выпуске электронной копии трудовой книжки.

После получения электронной книжки необходимо сверить записи в бумажной и электронной форме, чтобы не отсутствовали важные данные. Также нужно оформить отчетность в новой форме и проверить ее на правильность.

Важно соблюдать правила переноса данных из бумажных носителей в электронный формат, чтобы избежать ошибок и потерь информации. Необходимо также обучить сотрудников новому формату работы и настроить соответствующее программное обеспечение.

Переход на ЭТК закреплен ФЗ №439-ФЗ от 16 декабря 2019 года. Он также вносит корректировки в ТК РФ. Граждане, которые уже работают, смогут сделать выбор способа ведения своей трудовой: на бумаге или в электронном виде. Каждый вариант имеет свои преимущества и недостатки. Граждане, которые будут трудоустраиваться после 1 января 2021 года, уже будут иметь только ЭТК.

Также с 2020 года начал действовать ФЗ №436-ФЗ от 16 декабря 2020 года. Согласно его положениям работодатель должен передавать в электронном виде в ПФР данные о трудовой деятельности своего штата по форме СЗВ-ТД. То есть у нанимателя выбора не будет: отчетность нужно будет сдавать после изменений в кадровом составе, при переводах сотрудников и т.п. Таким образом, вся информация о штатных единицах компании или учреждения и их стаже будет храниться в базе данных ПФР (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).

Основные изменения в бланке

1. На титульном листе больше не отражаются сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. В соответствующих графах информация указывается в рамках уровней общего и профессионального образования: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д.
2. Для указания даты рождения работника и для даты заполнения трудовой в новом бланке используются пустые графы. Специальный формат для указания дат, который применялся ранее, отменили.
3. На титульнике появилась отметка «при наличии» для места печати. Это изменение соответствует действующим нормам, согласно которым компании не обязаны иметь свою печать.
4. Число разворотов для заполнения сведений о работе увеличено до 14, а для сведений о награждениях — уменьшено до 7. В соответствии с утверждённой формой трудовой книжки вкладыш также должен изготавливаться с учётом уменьшенного количества разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.

Какие сведения указываются в ЭТК

Работодатель формирует электронные сведения о трудовой деятельности на всех сотрудников, с которыми заключён трудовой договор. Неважно, на какую ставку трудится работник — полный или неполный рабочий день. В электронной трудовой книжке отражаются следующие данные:

• ФИО работника;
• дата его рождения;
• СНИЛС;
• место работы и профессия;
• должность, специальность, квалификация, вид деятельности;
• дата трудоустройства или расторжения трудового договора;
• основания и причины приёма на работу, переводов, увольнений.

Новый порядок оформления трудовых книжек

С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.

Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.

Как делают в трудовой запись об увольнении

Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.

Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.

Вводная информация про электронные трудовые книжки с 2020 года

С 2020 года все работодатели должны будут перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Причем это касается всех работодателей – компаний и ИП. Также для них появился новый отчет в ПФР. Бланк называется СЗВ-ТД.

Но как выглядит образец электронной трудовой книжки? На этот вопрос отвечают представили ПФР на своем сайте:

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки.

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.

Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.

• у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
• тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.

Работодателям и работникам имеет смысл подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки — разработать шаблоны уведомлений и заявлений, а также привести в порядок записи в бумажных трудовых. Как перейти на электронные трудовые без проблем? Приведем пошаговый алгоритм действий (инструкцию для работодателя).

Коротко о главном:

1. Правительство любит усложнять ведение бизнеса, но переход на электронные трудовые книжки — изменение положительное:

• больше не нужно организовывать место для хранения трудовых и отвечать за них;
• станет легче принимать и увольнять удаленных сотрудников;
• исправить ошибку просто;
• процесс станет прозрачным как для работодателя, так и для сотрудника.

1. Переход на электронные трудовые книжки неизбежен, но заставить работников отказаться от бумажной версии нельзя. Возможно, для кого-то придется вести ТК в двух форматах одновременно.
2. У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, будет только электронная трудовая.
3. При устройстве на работу вам могут предъявить как бумажную трудовую, так и электронную, с цифровой подписью. В таком же формате нужно будет вернуть ее при увольнении.

Преимущества электронной трудовой книжки

У ЭТК имеются следующие преимущества перед бумажной книжкой:

• возможность у сотрудников быстрого и удобного доступа к данным о своей трудовой деятельности, которые можно получить на портале Госуслуг;
• все ошибки и неточности в сведениях сводятся к минимуму — их можно проверить в любой момент;
• исключается подлог документов и изменение оснований увольнения;
• отсутствует риск потери или порчи документа;
• снижены затраты на приобретение, ведение и хранение трудовых книжек в бумажном виде;
• возможность удалённого оформления пенсии по данным лицевого счёта, дополнительных документов для подтверждения не требуется;
• упрощается процедура оформления нового сотрудника, удобно при удалённом трудоустройстве;
• высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Как уже было сказано выше, процедура всегда начинается с заявления от работника. Написать его можно в любое время. На основе документа начальник отдела кадров делает закрывающую запись в физической трудовой и выдаёт её на руки сотруднику. С этого момента пропадает обязанность по её хранению. Однако даже закрытая трудовая ещё может пригодиться работнику. В частности, речь идёт о новом трудоустройстве. В любом случае новому работодателю придётся предоставить свою физическую трудовую. Так компания сможет убедиться, что документ в действительности закрыт. Передавать на новое предприятие её не нужно. Все записи будут вестись в электронном виде.

Следует иметь в виду, что переход на электронную версию является необратимым. Вернуться обратно на физическую копию уже не представится возможным.

На сегодняшний день законодательство не предусматривает унифицированной общеобязательной формы для составления заявления о ведении трудовой книжки в электронном формате. Документ пишется работниками в свободной форме. Иногда на предприятия руководство своим локальным нормативным актом может закрепить разработанные шаблоны, бланки для обращений работников. Обычно их вывешивают на информационных стендах или оставляют в отделе кадров. Такое решение определённым образом упрощает процедуру взаимосвязи руководства с подчинёнными. Если готовых бланков не оказалось, заявление придётся написать самостоятельно на листе бумаги формата А4.

Допускается изложение текста от руки при помощи синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) или в машинописном варианте на компьютере. Строго нежелательно допускать в документе какие-то исправления, ошибки, помарки.

Официальная бумага должна иметь деловой вид. В заявлении обязательно оставляется автограф заявителя с расшифровкой подписи. Именно по этой причине компьютерную версию в любом случае придётся распечатать для передачи на предприятие.

Похожие записи:

• Как сделать Московскую регистрацию гражданину РФ на год
• Можно ли ездить по ДКП без страховки в 2023 году
• Размер выплаты по статусу ветеран труда по Самарской области льготы в 2023 году