Создание резерва по отпускам в бухгалтерском учете

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Создание резерва по отпускам в бухгалтерском учете». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Создание резерва на оплату отпусков является правом налогоплательщика, а не его обязанностью. Однако такое резервирование необходимо для равномерного распределения затрат на оплату отдыха сотрудников. В нашей статье обсудим правила создания и использования резерва.

Пример расчета по методике 1

Приведем пример расчета резерва отпусков на 2023 год: в организации числятся три работника. Данные по ним таковы:

• Иванов: остаток отпускных дней — 5 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
• Петров: остаток дней — 12 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.;
• Сидоров: остаток дней — 8 календарных дней, среднедневной заработок — 1000,00 руб.

Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику.

Ставки по страховым взносам составляют:

• ПФР — 22 %;
• ФСС — 2,9 %;
• ФФОМС — 5,1 %;
• ФСС на травматизм — 0,2 %.

Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %.

Расчет для Иванова:

1. Сумма для резерва = 2000 руб. × 5 дн. = 10 000 руб.
2. Итоговая сумма отчислений в резерв на оплату основных отпусков в части страховых взносов = 10 000 × 0,302 = 3020 руб.

Признание оценочных обязательств (резервов) нормативным методом

Пример

Организация ведет учет оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков нормативным методом (10% от фонда оплаты труда с учетом страховых взносов и взносов НСиПЗ) в бухгалтерском и налоговом учете. Предельная величина, до достижения которой будут начисляться обязательства и резервы, составляет 1000000 руб. в год.

За январь 2021 г. сотрудникам ООО Конфетпром начислено по окладу — 145000 руб., страховые взносы — 43500 руб., взносы НСиПЗ — 290 руб. Необходимо рассчитать суммы признаваемых оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков за январь 2021 г.

Настройка учета оценочных обязательств (резервов) по оплате отпусков в организации производится в настройке учетной политики организации (Настройка — Организации — Учетная политика и другие настройки — Резервы отпусков. В связи с тем, что организация формирует оценочные обязательства (резервы) нормативным методом (выбран соответствующий переключатель), необходимо установить: процент для расчета сумм ежемесячно признаваемых расходов, который задается в поле Размер отчислений % от ФОТ, а в поле Предельная величина — предельную величину, до достижения которой будут начисляться оценочные обязательства (резервы).

Инвентаризация оценочных обязательств (резервов)

Пример

ООО Конфетпром ведет учет оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков нормативным методом (10% от фонда оплаты труда с учетом страховых взносов и взносов НСиПЗ и предельной величиной 1000000 руб. в год) и производит начисление отпуска за счет оценочного обязательства и резерва в бухгалтерском и налоговом учете. Необходимо в декабре 2021 г. произвести инвентаризацию оценочных обязательств и резервов по сотруднику Волкову М.С. Сотрудник работает в организации с 01 января 2021 г. с оплатой по окладу 65000 руб.

По сотруднику на декабрь 2021 г. накопленные по бухучету суммы резервов 42078,95, страховых взносов с резерва — 12623,68, взносов НСиПЗ с резерва — 84,16, накопленные в налоговом учете суммы резервов 37020,93, страховых взносов с резерва — 11106,28, взносов НСиПЗ с резерва — 74,04

Разница в 5058,02 возникла в мае, когда отпускные в сумме 31058,02 превысили накопленные к моменту отпуска резервы 26000,00 (10,00% * 65000,00 * 4/100).

Резерв на оплату отпусков: кто создает и по каким правилам

Резерв по отпускным — это объем обязательств, которые юрлицо принимает на себя в отношении выплат своим работникам, использующим ежегодный оплачиваемый отпуск. По всем характеристикам он отвечает понятию «оценочное обязательство», подчиняющемуся положениям ПБУ 8/2010 (утверждено приказом Минфина России от 13.12.2010 № 167н).

Применение этого ПБУ обязательно для всех юрлиц, кроме кредитных организаций, госучреждений и лиц, имеющих возможность вести бухучет в упрощенном порядке (пп. 1, 3). К последним относятся субъекты малого предпринимательства, некоммерческие организации и юрлица в статусе участника проекта «Сколково» (п. 4 ст. 6 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Алгоритм расчета объемов оценочных обязательств ПБУ не устанавливает. Имеется лишь требование об их обоснованности (подп. «в» п. 5). Поэтому порядок расчета величины резерва юрлицо разрабатывает самостоятельно.

А вот указание на применяемый счет бухучета при учете оценочных обязательств в ПБУ имеется — это счет учета резервов предстоящих расходов (п. 8). В Плане счетов бухучета (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) такой счет обозначен номером 96, а в его описании присутствует фраза о том, что резерв должны составить не только сами отпускные, но и отчисления в фонды по ним. Таким образом, при начислении и списании резерва отпусков проводки обязательно будут иметь корреспонденцию со счетом 96.

Формировать оценочное обязательство требуется на отчетную дату (п. 15 ПБУ 8/2010), которая для большинства лиц, обязанных формировать резерв по отпускам, приходится на последний день года. То есть в создаваемой на конец года бухотчетности должна отразиться сумма этого резерва, соответствующая объему запланированных на предстоящий год расходов на оплату отпускных вместе с начисляемыми на них страховыми взносами.

Пример расчета процента отчислений в резерв отпусков

Для определения процента отчислений можно использовать формулу:

Планируемая сумма отпускных и взносов / Планируемая сумма по оплате труда и взносам * 100%

Следует отметить, что субъект самостоятельно устанавливает планируемые суммы отпускных, оплаты труда и страхвзносов в соответствии с численностью персонала, тарифными ставками и окладами и т. д.

Для определения ежемесячного размера отчислений с учетом установленного процента используется формула:

Сумма по оплате труда и взносам * Процент

Если в каком-то месяце сумма всех предыдущих отчислений превысила определенный ранее лимит отчислений, то размер отчисления нужно определить по особой формуле:

Предельная величина отчислений в резерв ─ Фактический размер отчислений с начала года

В следующие месяцы отчисления рассчитывать не надо.

Пример

Компания ООО «Альфа» должна сформировать резерв отпусков в налоговом учете на будущий календарный год, производя ежемесячные отчисления в текущем. На первом этапе нужно определить процент ежемесячных отчислений:

Методики создания резерва в бухучете

Согласно пункту 15 ПБУ 8/2010, создать оценочное обязательство необходимо как минимум один раз в год по состоянию на 31 декабря (то есть отчетную дату).

В таком случае на 31 декабря единовременно резервируется сумма отпускных, которая будет выплачена в будущем году, одной проводкой. Например, можно взять объем отпускных выплат, аналогичный выплатам за отчетный год.

Такой принцип формирования является наиболее простым с точки зрения учета, но некорректен с точки зрения признания расходов. Ведь на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам. Они могут быть уволены, компания может набрать новых сотрудников и оценка окажется неверной.

Более правильным является равномерное признание расходов на формирование резерва в течение всего года.

Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неотгулянных отпусков по состоянию на 31 декабря, а также ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм.

Как вариант, можно оценить возможную сумму накоплений на будущий год и включать эту величину равномерно:

• ежемесячно (разделив на 12);
• ежеквартально (разделив на 4).

Периодичность создания резерва

Следующий обязательный пункт, который нужно отразить в учетной политике – с какой периодичностью организация будет создавать резерв:

• самый простой вариант, подходящий для организаций, составляющих только годовую отчетность, конец года – 31 декабря;
• самый трудоемкий вариант – последнее число каждого месяца – этот вариант будет давать самый достоверный результат, хотя на сегодня имеющиеся средства программного обеспечения значительно снижают трудоёмкость подобных операций, поскольку они происходят в автоматическом режиме, за бухгалтером остаётся лишь функция контроля правильности исчисления;
• оптимальный с точки зрения соотношения трудоемкости и достоверности – на последнее число каждого квартала.

Так как формула, которая используется для расчета суммы резерва, не определена, любая компания формирует ее самостоятельно.

В данном случае разработанный способ должен быть установлен в учетной политике.

Резерв должен определяться на базе имеющихся фактов бизнеса организации, а расчет требуется обосновывать на накопленном опыте компании (возможно, и на некоторых экспертных заключениях).

Другими словами, расчеты должны подтверждаться документами, быть разумными, логически обоснованными и рациональными.

Чтобы при проверке доказать сумму начисленных резервов для оплаты отпуска, организация обязана иметь следующие документы:

• Установленный в учетной политике способ расчета резерва, что обеспечит компании надежную оценку стоимости этого обязательства.
• Необходимо разработать первичный документ, который должен отражать рассчитанный резерв. Для этого нужно прикрепить первоначальные документы, информацию для расчетов (лист рабочего времени, заработная плата и так далее).

Существует несколько методов расчета резерва на отпускную оплату. Рассмотрим один из них, довольно точный, так как он основан на расчете реального числа неиспользованных дней отпуска и среднесуточного дохода служащих:

• Все сотрудники предприятия должны быть разбиты по подразделениям (отделам) для определения применяемых к ним учетных записей (20-26, 44 и так далее).
• Нужно иметь данные о числе дней отпуска, которые требуются каждому работнику. Определить резерв отпусков в 1с не составляет труда.
• Рассчитываем среднесуточный доход (СД) сотрудников для каждой группы. Для этого нужно поделить всю заработную плату сотрудников за прошедший выбранный период (месяц, квартал) на число календарных дней в этот временной отрезок, а потом на количество человек в каждой выявленной группе.

Резерв по отпускам в налоговом и бухгалтерском учете

Величина отпускного резерва учитывается по Дебету зарплатных затратных счетов, то есть сч. 20, 26, 44, 08, а также Кредиту соответствующего субсчета активно-пассивного сч. 96.

В балансе она отражается в стр. 1540.

Суммы должны быть идентичны.

В рамках налогового учета резерв по отпускам учитывается при определении налога на прибыль.
Исходя из п. 1 ст. 318 НК РФ, его можно относить как к прямым, так и к косвенным расходам. Поэтому механизм распределения обязательно должен быть отражен в Учетной политике.

Для того, чтобы можно было применить положения гл. 25 НК РФ, резервный объем следует признать издержками на оплату трудового заработка подчиненным (п. 24).

Порядок его учета разнится в зависимости от результатов проведенной инвентаризации и регламентируется ПБУ. Так, при выявлении профицита резерва неиспользованные средства признаются внереализационным доходом (п. 5 ст. 324.1 НК РФ) и отражаются по Дебету сч.96 и Кредиту сч. 91, суб­счет 91.1.

Учет и расчет резерва отпусков 2020

Резерв на оплату отпусков создают в текущем периоде для использования в будущих. За счет резерва потом выплачивают отпускные, компенсации при увольнении за неиспользованный отпуск, страховые взносы в фонды. В этой статье раскрываем вопросы формирования, расчета и учета резерва отпусков 2020.

Также смотрите:

Резерв на оплату отпусков в текущем году должны создавать все работодатели. Исключение составляют только те, кому разрешено вести упрощенный учет.

Резерв на отпуска (далее также – РО) показывает величину обязательств перед работниками по оплате отпусков.

Компании сами решают, на какую из отчетных дат формировать РО. Допустимы варианты, когда РО создают:

• на последнее число каждого месяца;
• на последний день отчетного квартала;
• ежегодно 31 декабря.

Отметим, что наиболее предпочтителен первый вариант, т. к. он показывает полную картину по сложившейся ситуации с оплатой отпусков. Однако этот метод более трудоемкий и требует значительного времени бухгалтера.

Последний вариант – самый простой. К нему прибегает основное число компаний, которые составляют отчетность только по итогам года.

Второй вариант – золотая середина и считается более оптимальным с точки зрения эффективности и трудоемкости затрат по его расчету.

Кому и когда создавать резерв

Оплачиваемый отпуск за отработанное время должен предоставляться работникам (служащим) ежегодно. Также они имеют право претендовать на получение денежной компенсации за все неиспользованные отпуска, в том числе при увольнении по ТК РФ ст. 114, 115, 126, 127, ст. 46 Закона о государственной гражданской службе, ст. 21 Закона о муниципальной службе.

По данным нормам у учреждения возникает обязательство перед своими сотрудниками по гарантированной оплате отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск. Вместе с тем до момента фактического предоставления отпуска (назначения компенсации) размер отпускных (компенсации) и дата их выплаты остаются неопределенными.

Ре­зерв от­пус­ков со­зда­ет­ся на от­чет­ную дату. Этой датой для учреждения могут быть:

1) по­след­нее число каж­до­го ме­ся­ца — ва­ри­ант более тру­до­ем­кий;

2) по­след­нее число каж­до­го квар­та­ла — этот ва­ри­ант наи­бо­лее удобен;

3) 31 де­каб­ря — этот ва­ри­ант самый про­стой, но его могут применять лишь те организации, которые представляют участникам только годовую отчетность.

Какую дату для рас­че­та ре­зер­ва вы­брать — учреждение ре­ша­ет самостоятельно и за­креп­ля­ет это в своей Учет­ной по­ли­ти­ке.

Формирование резерва на оплату отпусков

Алгоритм формирования резерва закрепляется учреждением в учетной политике в соответствии с пунктом 302.1 Инструкции № 157н. При разработке порядка необходимо установить:

1) правила расчета оценочных значений (сумм резервов);

2) срок признания резервов в учете;

3) аналитические счета учета резервов (в рабочем плане счетов);

4) порядок инвентаризации резервов и отражение результатов в учете.

Рекомендации Минфина по расчету резервов отпусков изложены в Письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998, исходя из которого оценочное обязательство в виде резерва расходов на оплату отпусков за отработанное время предлагается создавать на последний день расчетного периода исходя из количества дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на отчетный период.

Формировать резерв необходимо отдельно по следующим обязательствам:

1) на оплату отпуска работникам за фактически отработанное время;

2) на уплату начисленных с отпускных сумм взносов в фонды.

Существует несколько методов определения резерва на оплату отпусков и страховых взносов. Они описаны в таблице 1.

Таблица 1. Методы определения резерва отпусков

Метод 1: индивидуальный расчет по каждому сотруднику

Метод 2: расчет в целом по учреждению

Метод 3: расчет по отдельным категориям сотрудников

Резерв отп. = К x ЗП;

Резерв отп. = К x ЗПср;

Резерв отп. = К1 x ЗПср1
К2 x ЗПср2 К3 x ЗПср3;

Резерв страх взн. = К x ЗП x С,

К — количество не использованных дней отпуска за период с начала работы на дату расчета; ЗП — среднедневной заработок сотрудника на дату вычисления резерва; С — ставка страховых взносов

Резерв страх взн. = К x ЗПср x С,

К — общее количество не использованных сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета; ЗПср — средняя зарплата по всем сотрудникам по учреждению

Резерв страх взн. = (К1 x ЗПср1 К2 x ЗПср2 К3 x ЗПср3) x С,

К1, К2, К3 — количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории сотрудников; ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 — средняя зарплата, рассчитанная по каждой категории сотрудников

Первый метод при расчете резерва по каждому сотруднику более точный, но и более трудоемкий. Подходит для учреждений с небольшой численностью.

Второй метод является более приемлемым, но менее точно отражает сумму резерва.

Третий метод подойдет для расчета по каждой категории сотрудников, например, отдельно для руководителей, специалистов и иного персонала.

Пример 1

В учетной политике казенного учреждения предусмотрено определение «отпускного» резерва на 31 декабря исходя из данных о количестве дней неиспользованного отпуска и средней зарплаты по всех сотрудников в учреждении — метод 2.

На 31.12.2019 количество не использованных всеми работниками отпусков составило 790 дней, среднедневная зарплата за 2019 г. составила 1050 руб.

Сумма создаваемого резерва составит:

Итого сумма сформированного резерва на 2020 год составит 1 080 009 руб. (829 500,00 250 509,00).

В соответствии с п. 302.1 Инструкции № 157н данные о состоянии и движении сумм, зарезервированных по выплате отпускных сотрудникам за фактически отработанное время, компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, а также платежи на обязательное социальное страхование формируются на счете 1.401.60. ХХХ «Резервы предстоящих расходов».

Для отражения данных обязательств на счетах санкционирования расходов применяется счет 1.502.99.ХХХ «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)» (пункты 308, 309 Инструкции № 157н).

Создание резерва на оплату отпусков оформляется в бюджетном учете следующими бухгалтерскими записями, как в таблице 2.

Показатели учетной политики организации

Порядок резервирования средств должен быть утвержден в учетной политике. В разделе, касающемся БУ, представляется методика расчета отчислений, определены даты создания фонда и признания расходов в учете. Законодательно разработанных способов формирования резервного фонда не установлено.

Резервирование в НУ требует исполнения требований, указанных в ст. 324.1 НК РФ. Отсутствие определения условий резервирования может привести к отказу принятия отчислений в расходах при проверке ИФНС. В случае создания резерва в НУ в учетной политике потребуется утвердить ряд условий.

Создание резервного фонда допускается только для предприятий, использующих метод начисления в учете. При отсутствии резерва на отпуска списание расходов для предприятий, практикующих метод начисления, ведется в размере фактических расходов.

Расчет на создание резерва на оплату отпусков на основании штатного расписания

 Наименование должности 

Оклад, руб.

 Количество
 штатных 
 единиц 

Итого, руб.

Генеральный директор 

 45 000 

 1 

 45 000 

Финансовый директор 

 40 000 

 1 

 40 000 

Главный бухгалтер 

 39 500 

 1 

 39 500 

Менеджер 

 15 000 

 2 

 30 000 

Старший кассир 

 16 000 

 2 

 32 000 

Кассир 

 13 000 

 6 

 78 000 

Старший продавец 

 16 000 

 2 

 32 000 

Продавец 

 12 000 

 8 

 96 000 

Грузчик 

 10 000 

 4 

 40 000 

Подсобный рабочий 

 8 000 

 2 

 16 000 

Уборщица 

 7 000 

 2 

 14 000 

Итого ФОТ в месяц 

 х 

 х 

 462 500 

Похожие записи:

• Можно ли оплатить коммуналку через интернет
• Договор купли продажи автотранспортного средства в 2023 году
• Представительство в административном праве